קומונרית יקרה,
להלן רשימת משימות לחודש הבא עלינו לטובה
ברשימה מופיעות משימות למתווה הביתי, השבטי והסניפי בחלוקה לשבועות ובהמשך גם לפי נושאים. בחרי את אלה שרלוונטיות לסניף שלך בכל נקודת זמן. אנחנו ממליצים שאת המשימות לאירועי סיום החודש תעדכני בשבוע השני לפי ההנחיות שיצאו עד אז, כנראה שיהיו שינויי קורונה.
הצלחה רבה!
לפני חודש ארגון:
- לברר מה הנחיות הרשות המקומית שלי לגבי פעילות בסניף
- לעבור על נהלי בטיחות לפעילות בסניף ולמנות אחראי מצוות ארגון שיעביר אותם לצוות ויוודא עמידה בהם
- למנות ממונה קורונה
- לעשות סדר בכל הציוד שקיים בסניף, לרכז ולבצע ספירת מלאי – ורק אז לרשום את ההזמנה
- להזמין ציוד חסר
- לדאוג לציוד לסיוד
- להזמין חולצות תנועה
- לדאוג למצלמה איכותית לסרטונים של השבטים ולתמונות
- למלא טבלת ניהול תקציב
- לברר או להחליט מה תחומי האחריות של כל צוות במהלך החודש
- לערוך ישב”צ לתכנון חודש ארגון
- למנות אחראי תיעוד לחודש (צוות ארגון)
- לשבת עם כלל צוותי השבטים (ישב”צוצים) ורכזי הצוותים
- להוציא אישורים למפקד אש (כיבוי אש)
- להזמין ציוד אור-קולי מבית הספר/ מתנ”ס / מרפ”ד / מועצה – מקרן שקופיות, ברקו, בידורית, מיקרופון, גנרטור, תאורה וכו’
- לשלוח מכתב לשכני הסניף שמסביר מה עומד לקרות בחודש הקרוב
- דגלים ומקלות לת”סים
- להכין צ’ופרים לכל החודש, גם למוצ”ש ארגון
- לארגן ספירה לאחור לקראת תחילת החודש
שבוע ראשון:
- לברר מה הנחיות הרשות המקומית שלי לגבי פעילות בסניף
- לברר האם יש חברי סניף חולים או מבודדים
- למלא את דף בדיקת דופק במחברת
- לבדוק מה קורה השבוע בכל שבט, לעזור למדריכים במידת הצורך
- להכין צ’ופר סניפי ולחלק בבתים
- לערוך מפקד סניפי בזום
- לקבוע זמני מנוחה ושבת בבית
- לשלוח מכתב להורים על החודש הקרוב ועל מיסי חודש ארגון
- לפרסם את המשחק התנועתי
- לדווח על הזוכים במשחק התנועתי בסוף השבוע
- לאסוף כסף מהחניכים – מיסים / חולצות תנועה / חולצות לשבט החדש ועוד
- לפרסם סיכום שבוע סניפי
- לתכנן את ציון חג הסיגד
שבוע שני:
- לברר מה הנחיות הרשות המקומית שלי לגבי פעילות בסניף
- לברר האם יש חברי סניף חולים או מבודדים
- למלא את דף בדיקת דופק במחברת
- לפרסם את המשחק התנועתי
- לדווח על הזוכים במשחק התנועתי בסוף השבוע
- לבדוק מה קורה השבוע בכל שבט, לעזור למדריכים במידת הצורך
- לבדוק מה קורה עם יישומי נושא
- להכין צ’ופר סניפי ולחלק בבתים
- לערוך מפקד סניפי בזום
- להכין הזמנות לשבת ארגון
- לציין את חג הסיגד
- לשלוח הזמנות לאח”מים בהנהלה / בעיריה / בסניף/ ועד הורים- בהתאם לאופי הפעילות המתאפשר
- להכין עלון סניף לקראת שבת ארגון – למנות אחראים על העלון
- לשלוח הזמנה סופית של ציוד הגברה ותאורה לאירועי סיום החודש
- לצלם דוברים ואחמ”ים במפקדים / בהופעות
- כתובות אש
- למשוך חולצות תנועה ובלונים מהמחוז (על פי הזמנה מראש)
- לערוך ישב”ץ אמצע חודש ארגון לצוותים השונים לבדיקת המצב ולהצבת יעדים לשבוע ארגון
שבוע שלישי:
- לברר מה הנחיות הרשות המקומית שלי לגבי פעילות בסניף
- לברר האם יש חברי סניף חולים או מבודדים
- למלא את דף בדיקת דופק במחברת
- לבדוק מה קורה השבוע בכל שבט, לעזור למדריכים במידת הצורך
- לפרסם את המשחק התנועתי
- לדווח על הזוכים במשחק התנועתי בסוף השבוע
- לערוך ערב כייפי ומשחרר לצוותים
- להכין צ’ופר סניפי ולחלק בבתים
- לערוך מפקד סניפי בזום
- לבדוק אילו מאירועי השבת יוכלו להתקיים ולהוציא הודעה מסודרת
- לדאוג שיהיה בסניף חומרי ניקוי – מטאטא, מגב, דלי, סמרטוטים וכו’
- להעביר כסף מהסניף למחוז
- שליחת סקיצות לחולצת השבט החדש וביצוע הזמנה סופית
- העמדת כתובות האש כבר ביום שישי ולדאוג כל הציוד הנדרש (סולר, גפרורים, מטפים לכיבוי, לפידים להדלקה)
- להקפיד על ניקיון וסדר בסוף כל יום עבודה!
- לגהץ חולצות תנועה לבנות לשבת ולמוצ”ש
- לוודא הדפסת עלונים לשבת ואיסופם
בסיום החודש:
- לשלוח מכתבי תודה
- לסגור חובות
- להחזיר ציוד
- לסכם את מהלך החודש מבחינת מטרות ותהליך חינוכי
- למלא את דף בדיקת דופק במחברת
- לערוך ישב”ץ סיכום
- לנוח😊
דגשים חשובים על פי נושאים:
חדר ציוד
- למנות אחראי על הציוד בסניף
- לסדר את חדר הציוד ולהחליט על אופן חלוקת הציוד בסניף
- להקפיד ולהנחות את חברי הצוותים לא לבזבז ציוד
כסף
- לאסוף כסף בצורה מסודרת, אפשר גם דרך מערכת ההרשמות. הקפידי על סדר באיסוף הכספים
- למלא טבלת ניהול תקציב, יעזור לך לעקוב ולהתנהל
- אם יש לכם מקורות מימון או תרומות או כסף מובטח לכם מהמתנ”ס – דאגי להם מראש, לא לחכות לרגע האחרון
- אל תתחייבי על כסף שאין לכם! הזמיני לפי התקציב הקיים ברשותך
- מומלץ להתייעץ עם רכז הארגון לגבי גביית מיסי סניף
לוח מודעות וירטואלי
- ליצור לוח מודעות במדיה הסניפית. חשוב שיהיה ומאיר עיניים כל החודש, במיוחד לוח השיפוט, על מנת להמריץ את החניכים
- אפשר לעשות פינות שבטיות עם מקום להודעה על שעות הפעילות, מקום הפעילות וסתם הודעות מהמדריכים
- להעלות אליו תמונות מהפעילות לאורך החודש
גיוס חניכים
- להתקשר למורה של התלמידים ולבקש להיכנס לזום ולעשות הצגה/ סרטון שימשכו את החניכים להגיע.
- לתלות שלטים בשכונה
חזרות ופעולות אמצע שבוע
כנראה שלא יתאפשר לבצע חזרות של שבטים יחד, כדאי לארגן עוד לפני הלחץ מקומות שונים שבהם ניתן יהיה לעבוד, במידה ותפתח האפשרות- פארקים שונים קרובים, חניות, חצרות בי”ס. לקחת בחשבון שיכול לרדת גשם, אז לא להסתמך על מקומות פתוחים לגמרי, לבדוק מקור חשמל או לדאוג לסוללות חשוב – שיהיו פעולות באמצ”ש שקשורות לנושא.
פרסום
- לפרסם את הפעילות בעיר ובעלונים, בבתי הכנסת וכו’
- לתלות שלטים צבועים שיראו, שמסבירים על הסניף, על חודש הארגון, ושמזמינים ילדים מהשכונה לבוא ולהצטרף, אולי הם אפילו יהפכו להיות חניכים בסניף
עלון סניף
- לשבת עם האחראים על העלון ולבדוק שהתוכן ראוי, ברמה גבוהה ומשרת את מטרות הסניף. חשוב לבדוק וללוות תוך כדי התהליך כדי להכניס את השינויים הנדרשים בזמן. אחרי שהכל מוכן קשה לשנות
מכאן ואילך- משימות לאירועי סיום החודש. רענני אותן בשבוע השני לפי הנחיות עדכניות!
מתווה הופעות ותערוכות
- לא לשכוח לחלק את ההזמנות מספיק זמן מראש – גם לאחמ”ים וגם להורים ולבוגרים
- לשלוח מכתבי תודה למי שהגיע
- להכין רשימת מוזמנים מסודרת בשבילך- שם המוזמן, תפקידו, נשלחה הזמנה, מוזמן לדבר/סרטון, הערות
תפאורה
- לבדוק איפה עושים את ההופעות ובהתאם לתכנן את הגודל ואת הדוגמא של התפאורה
- עדיף למנות צוות שיהיה אחראי עליה ולצייר על בד ולא על ניירות שנקרעים
לילה לבן:
להתכונן ללילה של פעילות תוך שמירה על ההנחיות:
- חלוקה לקפסולות אם היא נדרשת. אולי נכון שכל שבט יעבוד בלילה אחר כדי לא להיתקל בקושי בשמירה על מרחק או על שעות פעילות שונות לשבטים
- לדאוג למספיק ציוד לכל השבטים
- להכין אוכל וצ’ופרים לחברי הצוותים
- להקפיד על התחשבות בשכנים (מוזיקה, צעקות, רעש של כלי עבודה)
- ללכת לישון מוקדם!
השבת
- להכין לעצמך ולמדריכים לו”ז מדויק של השבת ושל מוצש”ק. שכולם ידעו בדיוק מה קורה כל הזמן, ותחסכי פניות ושאלות מיותרות שיגיעו אליך.
- תערוכות- להקפיד שהכל יהיה נקי ומסודר. כדאי ורצוי להשאיר ליד כל פינה 2 חניכים שיסבירו להורים מה הם רואים לפניהם.
- להעמיד סדרנים, שלא תהיה צפיפות של הורים בתערוכה- כדי לשמור על נהלים
מפקד
- כל שבט עושה מפקד לבד בזמנים שונים/ מפקד מרפסות
- לתכנן את כל המפקד מראש – להקציב זמן לכל דבר, לתכנן את סדר הדברים והדוברים
- לוודא שכל חניך מוכן עם התוצר שלו ( משהו שבנה/ סרטון)
- לוודא ששומעים את ההגברה
- להכין ברקו- לבדוק שכל הכבלים עובדים
- לוודא שדבר הקומונרית אצלך
כתובות אש
כדאי לדאוג שכל הציוד לכתובות האש יהיה בסניף:
- יוטה – כל שק = 1.5 אותיות
- חוטי ברזל דקים (בשביל ללפף) ועבים (לבסיס האותיות)
- לבחור מקום מתאים – גדול ומרוחק מאנשים, שיש בו מספיק אור
- להציב אותם לפני השבת אם אפשרי
ציוד שצריך להעביר למגרש
- תפאורה
- חוטים או נעצים
- סלוטייפ/איזו לירבנד
- טושים וגואש
- חומרי חיטוי
- סיכות בטחון (אם הבד יקרע)
- ציוד להופעות- לדאוג שהכול יהיה מוכן לפני והכל עובד.
- שירי בני עקיבא או שירים אחרים שמתאימים- לזמן שלפני ההופעות, ובין לבין
- דגלי בנ”ע והמדינה- לתלות
- תעודות הערכה שרוצים לתת למדריכים
- חשוב – שכל אחד ידע איפה הציוד שלו, שלא יטרידו אתכם
הנחיה
- לדאוג למנחים רציניים וייצוגיים
- לכתוב את ההנחיה מראש ולעבור עליה עם המנחים
- לוודא שקטעי הקישור מכובדים ומתאימים לאווירה בסניף
הגברה
- לבדוק האם יש בה צורך
- אפשר לדאוג לאיש טכני שיגיע מחברת ההגברה שיסייע לכם אם יש צורך – זה עולה קצת כסף אבל כדאי אם מדובר במערכת גדולה/יקרה
חולצות
- לתת תאריך להעברת גלופות/מספרים/מידות מראש
- למנות מדריך אחראי חולצות. שיתכלל ויבצע את ההזמנה וידאג לאיסוף – כמובן בפיקוח הקומונרית
- חשוב מאוד לבדוק את הסחורה במקום, לא משנה איפה קונים
